Gdy bierzemy się za zorganizowanie jakiejś imprezy, musimy jasno określić sobie, co zamierzamy uzyskać. Trzeba wyznaczyć sobie realne zadania jakie muszą zostać wykonane i również ustalić środki do owych zamiarów prowadzące.
Jedynie uporządkowanie zezwoli nam na skuteczną realizację przedsięwzięcia, zwłaszcza jeśli musimy skoordynować pracę kilku ludzi. Przechodząc do konkretów, zastanówmy się, jak powyższe twierdzenia odnoszą się do przygotowania narady.
Uznajmy, że posiadamy już dobraną problematykę konferencji a także charakter partycypantów. Powinniśmy wówczas rozważyć, w którym miejscu najlepiej ją urządzić. Kwestię tę musisz rozpatrywać w powiązaniu z liczbą oczekiwanych gości. Te dwie sprawy bywają ze sobą sprzężone a także jedna jest zależna od drugiej. Największa ilość tego typu spotkań odbywa się w stolicy. Tego typu kwestią jak organizacja eventów Warszawa żyje na co dzień. Powodem tego typu stanu rzeczy będzie znacząca ilość zamieszkałych osób, a także multum przeróżnego rodzaju instytucji. Działa tutaj tak dużo spółek, uczelni, urzędów, ośrodków administracji rządowej, podmiotów szerzących kulturę, że nic w tym dziwnego. Wszystkie te instytucje ochoczo popularyzują wiedzę z zakresów własnej działalności, organizują tematyczne spotkania oraz dyskusje, prowadzą badania. Częstość, z którą następuje tutaj organizacja konferencji Warszawa właśnie temu zawdzięcza. Miejsc dostępnych do zrealizowania tego typu wydarzenia bez wątpliwości nie zabraknie. Gdy już mamy odpowiednią lokalizacje i określoną liczbę uczestników, trzeba skrupulatnie opracować harmonogram konferencji oraz zaprosić stosownych prelegentów. Nie powinno się zapomnieć o jakimś, choćby małym, poczęstunku dla partycypantów. Dostęp do ciepłych napojów to bezdyskusyjna podstawa dobrze zorganizowanego spotkania.
Gdy już mamy plan całego zdarzenia, powinno poświęcić się jego promocji. Akcja informacyjna musi być wycelowana przede wszystkim do do kręgu osób, dla których konferencja jest poświęcona.
